Hoe werkt een bonnenscanner voor je administratie?
Een foto bewaren is een eerste stap. Om een bon te boeken, heb je ook gegevens nodig: een datum, leverancier, documentnummer, bedrag en btw. De scanner helpt die informatie uit het document te halen, zodat je herkende gegevens niet opnieuw hoeft over te typen.
In Boekfiks blijft de foto of PDF bij je administratie bewaard. Dat maakt het makkelijker om later na te kijken waar een bedrag vandaan komt. AI-herkenning kan fouten maken; daarom komt de informatie eerst als voorstel op je scherm.
Van losse bon naar boeking.
Fotografeer de volledige bon
Leg de bon plat, zorg voor goed licht en neem alle tekst mee. Controleer of de datum, bedragen en btw scherp genoeg te lezen zijn.
Upload en laat uitlezen
Voeg het bestand toe in je eigen administratie en start de scan. Kies inkoop of verkoop, zodat je het juiste soort boeking controleert.
Controleer en bevestig
Vergelijk het voorstel met het origineel. Corrigeer ontbrekende of onjuiste gegevens, kies de categorie en leg vast hoe het document is betaald.
Welke bestanden kun je uploaden?
Boekfiks ondersteunt JPG, PNG, WEBP en PDF, met een maximum van 10 MB per document. Je gebruikt de webapp in je browser. Maak op je telefoon een foto en selecteer die bij het uploaden, of kies een PDF die je van een leverancier hebt ontvangen.
De huidige boekingsverwerking ondersteunt één binnenlands btw-tarief van 9% of 21% per document. Een bon met verschillende tarieven of een buitenlandse factuur vraagt extra beoordeling. Boeken op basis van alleen een onduidelijke foto kan gegevens missen; vraag waar nodig een beter leesbaar document op.
- Neem de hele bon mee, inclusief de onderste regels.
- Voorkom schaduw, glans en afgesneden bedragen.
- Controleer of een uitgelezen nummer echt het bon- of factuurnummer is.
Wat controleer je na een scan?
De kwaliteit van je boeking hangt ook af van jouw controle. Gebruik het originele document als uitgangspunt.
| Gegeven | Je controle |
|---|---|
| Datum en nummer | Zijn de factuurdatum en referentie correct herkend? |
| Relatie | Staat bij inkoop de leverancier en bij verkoop de juiste klant? |
| Bedragen en btw | Klopt het totaal en is de juiste btw overgenomen? |
| Categorie | Past de voorgestelde grootboekrekening bij deze aankoop of verkoop? |
| Betaalwijze | Heb je zakelijk of privé betaald, of staat het bedrag nog open? |
Een scan beoordeelt niet automatisch of je alle btw mag aftrekken. De voorwaarden van de Belastingdienst blijven van toepassing.
Veelgestelde vragen.
Kan ik ook verkoopfacturen scannen?
Ja. Je kunt een bestaande verkoopfactuur uploaden en de scan als verkoop verwerken. Controleer daarbij ook de klantgegevens en het originele factuurnummer.
Hoeveel bonnen mag ik per maand uploaden?
Basis biedt maximaal 50 uploads, Plus 250 en Pro 1.000 per kalendermaand. Inkoop- en verkoopdocumenten tellen samen mee. Voor meer uploads kun je maatwerk aanvragen.
Wat als de scanner een bedrag verkeerd leest?
Je kunt het voorstel aanpassen voordat je boekt. Controleer altijd de originele foto of PDF. Als scannen niet lukt, kun je de gegevens handmatig invoeren; je document blijft beschikbaar.
Kan ik een foto op mijn telefoon toevoegen?
Ja. Open Boekfiks in je browser en kies een ondersteunde foto bij het uploaden. Converteer een HEIC-bestand zo nodig naar JPG of PNG.
Zijn AI-scans meteen beschikbaar na aanmelden?
De beheerder activeert je bedrijfsomgeving en de AI-scans. Je aanvraag, pakket en betaling worden eerst afgestemd.
Meer uitleg bij officiële bronnen
Door Boekfiks · bijgewerkt op .