Algemene voorwaarden Boekfiks
Versie 2026-10-13

Afspraken voor het zakelijk gebruik van Boekfiks. Deze versie geldt wanneer je er bij aanmelding of een nieuwe pakketkeuze mee instemt. Bestaande afspraken worden niet met terugwerkende kracht gewijzigd.

1. Wie levert Boekfiks?
Boekfiks is een dienst van Ait Rian Consultancy, gevestigd aan Zeisvoorde 10, 3204 EN Spijkenisse, ingeschreven bij KVK onder nummer 88190064. Btw-identificatienummer: NL004553666B64. Voor vragen over Boekfiks gebruik je info@boekfiks.nl of het contactformulier op boekfiks.nl/contact.

De klant is de onderneming die zich met haar bedrijfsgegevens en KvK-nummer aanmeldt. De persoon die het account aanmaakt of een pakket bevestigt, verklaart bevoegd te zijn om namens die onderneming afspraken te maken. Boekfiks is bedoeld voor zakelijk gebruik.

2. Wat krijg je bij Boekfiks?
Je krijgt een eigen online bedrijfsomgeving voor het bewaren en verwerken van inkoop- en verkoopdocumenten, boekingen, eigen grootboekrekeningen, bankimport, cijferoverzichten en voorbereiding van je btw-aangifte. Je kunt je administratie importeren en exporteren. De beschikbare functies en uploadlimieten staan op boekfiks.nl/prijzen.

Boekfiks levert software en ondersteuning bij het gebruik daarvan. Het abonnement omvat geen overname of controle van je boekhouding door een accountant, persoonlijke fiscale advisering, het indienen van belastingaangiften, automatische bankkoppeling of het automatisch versturen van facturen. Aanvullende dienstverlening geldt alleen als die afzonderlijk schriftelijk is afgesproken.

3. Account en veilig gebruik
Vul juiste bedrijfs- en contactgegevens in en houd deze actueel. Nieuwe klantaccounts bevestigen hun e-mailadres voordat ze hun administratie openen. Bewaar je wachtwoord veilig, deel geen inloggegevens en gebruik waar mogelijk tweestapsverificatie. Meld vermoedelijk misbruik direct via info@boekfiks.nl.

Je mag alleen gegevens invoeren en documenten uploaden waarvoor je bevoegd bent. Gebruik Boekfiks niet voor onrechtmatige inhoud, beveiligingsaanvallen of het omzeilen van limieten. Upload geen bijzondere persoonsgegevens of BSN's die niet nodig zijn voor je administratie; scherm onnodige gegevens af voordat je een document laat scannen.

4. Dertig dagen gratis proberen
Een nieuw bedrijf krijgt één gratis proefperiode van 30 dagen met de huidige functies en uploadruimte van Pro. De periode begint bij het aanmaken van de bedrijfsomgeving. Betaalgegevens zijn niet nodig. De proefperiode geldt eenmaal per KvK-nummer.

Aan het einde start geen automatische betaling of incasso. Je kiest zelf of je een betaald pakket wilt. Zonder bevestigde betaalde periode kun je je administratie blijven bekijken en exporteren, maar geen nieuwe boekingen, uploads, bankimports of AI-scans maken.

5. Pakketten, limieten en AI-scans
Basis kost € 9,95 per maand en biedt maximaal 50 uploads per kalendermaand. Plus kost € 19,95 met maximaal 250 uploads. Pro kost € 29,95 met maximaal 1.000 uploads. Alle bedragen zijn exclusief btw. Voor maatwerk worden prijs en limieten vooraf schriftelijk afgesproken.

Inkoop- en verkoopdocumenten tellen samen mee. Eén uniek bestand is één upload; hetzelfde bestand opnieuw toevoegen telt niet dubbel. Uploadlimieten worden per kalendermaand bepaald volgens Nederlandse tijd. Bankafschriften tellen niet als documentupload. Voor volledige imports gelden de voorwaarden op de importpagina: een lege administratie, hetzelfde bedrijf en een geschikt Boekfiks-exportformaat.

AI-scans hebben aparte gebruikslimieten: standaard maximaal 10 per dag en 100 per maand per bedrijf, binnen het beschikbare gedeelde scanbudget van Boekfiks. De beheerder kan deze limieten in overleg aanpassen. Als het scanbudget op is, kun je binnen een geldige proefperiode of betaalde periode handmatig blijven boeken.

6. Betaling en betaalde looptijd
Je geeft een pakketkeuze door via Mijn account. De beheerder stemt betaling met je af. Een pakketkeuze is nog geen betaalbevestiging. De betaalde maand wordt geactiveerd nadat de beheerder de ontvangen betaling heeft bevestigd; je ziet de einddatum bij je abonnement.

Een nieuwe bevestigde maand begint na een nog lopende proefperiode of betaalde periode, anders op de bevestigingsdatum. Een betaalde maand loopt tot dezelfde kalenderdag in de volgende maand; ontbreekt die dag, dan geldt de laatste dag van die maand. Je krijgt dus je volledige gratis proefperiode, ook als je eerder betaalt.

Er is momenteel geen automatische betaalintegratie of incasso. Een volgende betaalde maand wordt afzonderlijk bevestigd. De betalingstermijn staat op de factuur of in de schriftelijke betaalafspraak. Extra werkzaamheden worden niet zonder voorafgaande afspraak in rekening gebracht.

7. Wijzigen en opzeggen
Je kunt via Mijn account een ander pakket aanvragen. Een bevestigde pakketwijziging geldt na de lopende periode zodra de betaling voor de volgende periode is bevestigd. Een maatwerkafspraak wordt vooraf schriftelijk vastgelegd.

Je kunt opzeggen via Mijn account. Je blijft tot de getoonde einddatum werken in je lopende proefperiode of reeds bevestigde betaalde periode. Een opzegging verkort die periode niet. Daarna blijft je account beschikbaar om je administratie te bekijken en exporteren. Een opzegging kan tijdens een nog actieve periode worden ingetrokken; daarmee verandert de betaalde einddatum niet.

Opzeggen stopt het betaalde vervolg en is geen verzoek om alle gegevens te verwijderen. Voor volledige sluiting van je account of verwijdering geef je afzonderlijk een gecontroleerde instructie via info@boekfiks.nl. Bij oudere handmatige afspraken zonder vastgelegde einddatum bevestigt de beheerder de einddatum met je.

8. Ondersteuning en klachten
Vragen over je account, abonnement en het gebruik van Boekfiks stel je via info@boekfiks.nl of het contactformulier. Wij reageren binnen 24 uur met een antwoord of een eerste terugkoppeling. Dit betekent niet dat iedere storing of inhoudelijke vraag binnen 24 uur is opgelost; bij vervolgwerk stemmen we de voortgang met je af.

Vermeld je bedrijfsnaam, het betreffende scherm en wat er gebeurt. Deel geen wachtwoorden, herstelcodes, BSN of volledige financiële documenten via het contactformulier. Als voor onderzoek meer gegevens nodig zijn, spreken we een passende manier af.

Heb je een klacht, beschrijf dan wat er is gebeurd en wat je van ons verwacht. Wij bevestigen de klacht binnen 24 uur en geven een inhoudelijke reactie of een vervolgafspraak. Je wettelijke rechten worden door deze klachtenroute niet beperkt.

9. Controle van boekingen en AI
AI maakt een voorstel en kan fouten maken. Controleer het voorstel met het originele document: onder meer leverancier of klant, datum, bedragen, btw en grootboekrekening. Een AI-scan plaatst niet zelfstandig een definitieve boeking; jij bevestigt.

Je blijft verantwoordelijk voor de volledigheid en juistheid van je administratie, fiscale keuzes, aangiften en de geldende indienings- en betaaltermijnen. Het btw-overzicht is een hulpmiddel en houdt niet automatisch rekening met alle fiscale uitzonderingen, buitenlandse transacties of correcties. Vraag je boekhouder om hulp wanneer je twijfelt.

10. Gegevens, export en bewaring
Je bedrijfsgegevens en administratie blijven van jou. Je geeft Boekfiks alleen de bevoegdheid ze te verwerken voor het uitvoeren van de dienst. De afspraken over persoonsgegevens in je administratie staan in de verwerkersovereenkomst. Voor accountgegevens en contactberichten geldt de privacyinformatie.

Maak regelmatig een volledige export en bewaar een eigen controleerbare kopie van je administratie en originele documenten. De wettelijke bewaarplicht van de ondernemer is in het algemeen zeven jaar; voor onder meer gegevens over onroerende zaken en het eenloketsysteem geldt tien jaar. De start van die termijn kan afhangen van hoelang gegevens actueel blijven. Raadpleeg daarvoor de Belastingdienst of je boekhouder.

Het aflopen van je proefperiode of betaalde periode verwijdert geen gegevens. De omgeving voor bekijken en exporteren blijft onderdeel van je opdracht zolang het account en de dienst bestaan. Er is geen automatische verwijdering na een vaste termijn ingericht en ook geen afzonderlijke garantie dat Boekfiks gedurende je volledige fiscale bewaartermijn blijft bestaan.

Wil je de verwerkingsopdracht volledig beëindigen, geef dan aan of je eerst teruggave via export wilt of verwijdering. Wij controleren je bevoegdheid, stemmen de uitvoering en eventuele technisch noodzakelijke afwikkeling af en bevestigen de afhandeling. Gegevens die wij voor onze eigen wettelijke administratie moeten bewaren, worden daarvan gescheiden en alleen voor dat doel bewaard. Een toekomstige algemene beëindiging van de dienst wordt vooraf aangekondigd, met een redelijke mogelijkheid om te exporteren.

11. Beschikbaarheid en herstel
Wij spannen ons in om Boekfiks zorgvuldig te onderhouden en storingen te herstellen. Onderhoud, storingen bij leveranciers of beveiligingsincidenten kunnen de bereikbaarheid tijdelijk beperken. Er is geen afzonderlijk percentage voor gegarandeerde beschikbaarheid of gegarandeerde hersteltijd afgesproken.

Meld een storing zo snel mogelijk. Wij informeren je over de voortgang en zoeken samen naar een passende oplossing. Bij een wezenlijk gebrek dat niet binnen een redelijke, afgestemde termijn wordt verholpen, kun je je wettelijke rechten op herstel, beëindiging of vergoeding uitoefenen. Je eigen export blijft belangrijk voor continuïteit.

12. Toegang beperken bij misbruik
Bij concrete aanwijzingen voor onrechtmatig gebruik, een beveiligingsrisico of misbruik mogen wij de toegang tijdelijk beperken voor zover dat nodig is. Waar verantwoord informeren we je over de reden en hoe de beperking kan worden opgeheven. Een beveiligingsmaatregel verwijdert niet automatisch je administratie.

We zoeken een veilige oplossing voor toegang of teruggave van je gegevens wanneer een directe export niet verantwoord is. Het bereiken van een uploadlimiet of het eindigen van een betaalde periode is op zichzelf geen reden om je bestaande administratie te verwijderen.

13. Verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid
Wij zijn verantwoordelijk voor het zorgvuldig uitvoeren van onze eigen verplichtingen. Jij bent verantwoordelijk voor je invoer, bevoegd gebruik, controle van voorstellen en fiscale keuzes. Dit neemt onze verantwoordelijkheid voor fouten in de dienst of verplichtingen uit de AVG niet weg.

Voor aansprakelijkheid en eventuele schadevergoeding gelden de toepasselijke wettelijke regels. Deze voorwaarden bevatten geen algemene uitsluiting van aansprakelijkheid en geen vast maximumbedrag. Beide partijen nemen redelijke maatregelen om schade te beperken en melden problemen tijdig.

14. Wijzigingen en geschillen
De datum en versie van de voorwaarden en verwerkersovereenkomst worden bij je akkoord vastgelegd. De aangeboden versie kun je downloaden en bewaren. Oudere geaccepteerde versies blijven beschikbaar. Een wezenlijke wijziging wordt vooraf kenbaar gemaakt en geldt niet automatisch met terugwerkende kracht voor een bestaande bevestigde periode.

Prijswijzigingen gelden alleen voor een toekomstige periode nadat zij vooraf aan je zijn meegedeeld en je een nieuwe afspraak hebt bevestigd. De huidige pakketprijzen en je reeds bevestigde periode veranderen daardoor niet.

Op deze afspraken is Nederlands recht van toepassing, met behoud van dwingende wettelijke rechten. Bij een meningsverschil proberen we eerst samen een oplossing te vinden. Lukt dat niet, dan kan het geschil aan de volgens de wet bevoegde rechter worden voorgelegd.